PDA

View Full Version : Khái niệm về tiêu chuẩn hoá văn bản (tham khảo)



hoavt2920
21-08-2011, 09:21 PM
Tiêu chuẩn hoá văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành văn bản của các cơ quan, tổ chức.

Định nghĩa trên cho thấy, nội hàm của khái niệm tiêu chuẩn hoá văn bản có hai thuộc tính chung, đó là: Xây dựng, ban hành thể thức văn bản và ứng dụng thể thức văn bản vào việc soạn thảo và ban hành văn bản.

Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ các thành phần cần phải có và cách trình bày các phần đó đối với một văn bản quản lý nhà nước được quy định bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc quy định các thành phần cần phải có và cách trình bày chúng khi soạn thảo và ban hành văn bản tức là đề ra các chuẩn mực để áp dụng thống nhất, tiến tới tiêu chuẩn hoá văn bản. Chỉ khi thể thức văn bản đã được xây dựng tương đối hoàn chỉnh, chính thức ban hành và được đem áp dụng phổ biến vào thực tiễn soạn thảo và ban hành văn bản mới có thể xem việc tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý nhà nước được thực hiện đầy đủ. Chẳng hạn: Văn bản quản lý nhà nước của nước ta đang trong giai đoạn kháng chiến chống Pháp (1946-1954) chưa thể nói là đã được tiêu chuẩn hoá. Bởi vì, ở giai đoạn lịch sử này, thể thức văn bản chưa được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định đầy đủ, mà chỉ mới đề ra quy định về việc ghi Quốc hiệu trên văn bản (Sắc lệnh số 49 ngày 12/10/45), về chức năng và thẩm quyền ban hành một số loại văn bản như nghị định, sắc lệnh, sắc luật (Thông tư số 8 ngày 18/4/1946 và Thông tư số 17 ngày 6/11/1946 của Chủ tịch Chính phủ). Văn bản quản lý nhà nước của giai đoạn kháng chiến chống Mỹ, cứu nước (1955-1975) nếu hiểu theo nghĩa đầy đủ nhất của khái niệm tiêu chuẩn hoá thì cũng chưa thể xem là đã được tiêu chuẩn hoá. Vì ở giai đoạn này, mặc dù bản Điều lệ quy định chế độ chung về công tác công văn, giấy tờ ở các cơ quan ban hành ngày 2/11/1957 (kèm theo Nghị định 527-TTg của Thủ tướng Chính phủ) và Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành ngày 28/9/1963 (kèm theo Nghị đinh 142-CP của Hội đồng Chính phủ) đã đề ra các quy định về thể thức văn bản, nhưng chưa đầy đủ và có hệ thống); mặt khác, các quy định đó cũng chưa được các cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh và thống nhất.

Có thể nói, việc tiêu chuẩn hoá văn bản quản lý nhà nước chỉ được thực hiện tương đối đều khắp trong các cơ quan nhà nước kể từ đầu thập niên 90 của thế kỷ trước sau khi Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ban hành Tiêu chuẩn Việt Nam: TCVN-5700-1992 về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước (kèm theo Quyết định số 228-QĐ ngày 31/12/1992). Tuy nhiên, mẫu này chỉ dừng lại ở tiêu chuẩn hoá về hình thức của văn bản như về loại giấy, khổ giấy, cách ghi các thành phần Quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng của văn bản..., chứ chưa đề ra các chuẩn mực về kết cấu nội dung văn bản.

Tiêu chuẩn hoá văn bản thường gắn liền với việc mẫu hoá văn bản. Mẫu hoá văn bản là sự trình bày văn bản theo thể thức (tiêu chuẩn) đã được các cơ quan có thẩm quyền quy định dùng làm mẫu để các cơ quan tuân theo khi soạn thảo và ban hành văn bản. Nói cách khác, mẫu hoá văn bản là sự cụ thể hoá thể thức văn bản hoặc các tiêu chuẩn trình bày văn bản đã được quy định. Đó là biểu hiện cụ thể của việc tiêu chuẩn hoá văn bản. Ví dụ: Mẫu giấy giới thiệu, mẫu biên bản, mẫu quyết định, mẫu báo cáo quyết toán, mẫu báo cáo kiểm kê tài sản... Mẫu hoá văn bản chính là biện pháp thiết thực nhằm thực hiện mục đích của việc quy định thể thức văn bản và tiêu chuẩn hoá văn bản.

Tiêu chuẩn hoá văn bản có tác dụng tạo thuận lợi cho việc quản lý, phân loại, lập hồ sơ tài liệu ở văn thư và lưu trữ cơ quan.

Theo PGS Vương Đình Quyền - Đại học KHXHNV HN